PROCEDURA DE RAPORTARE AVERTIZOR DE INTEGRITATE

Nr. inregistrare: 91/20.12.2023

PROCEDURA DE RAPORTARE
AVERTIZOR DE INTEGRITATE

1. PRINCIPII

Principii directoare:
Principiile care guvernează protecţia raportărilor privind încălcări ale legii sunt următoarele:
a) principiul legalităţii, potrivit căruia autorităţile, instituţiile publice, alte persoane juridice de drept public, precum şi persoanele juridice de drept privat au obligaţia de a respecta drepturile şi libertăţile fundamentale, prin asigurarea respectării depline, printre altele, a libertăţii de exprimare şi de informare, a dreptului la protecţia datelor cu caracter personal, a libertăţii de a desfăşura o activitate comercială, a dreptului la un nivel ridicat de protecţie a consumatorilor, a dreptului la un nivel ridicat de protecţie a sănătăţii umane, a dreptului la un nivel ridicat de protecţie a mediului, a dreptului la o cale de atac eficientă şi a dreptului la apărare;
b) principiul responsabilităţii, potrivit căruia avertizorul în interes public are obligaţia de a prezenta date sau informaţii cu privire la faptele raportate;
c) principiul imparţialităţii, potrivit căruia examinarea şi soluţionarea raportărilor se fac fără subiectivism, indiferent de convingerile şi interesele persoanelor responsabile de soluţionarea acestora;
d) principiul bunei administrări, potrivit căruia autorităţile şi instituţiile publice, alte persoane juridice de drept public sunt datoare să îşi desfăşoare activitatea în realizarea interesului general, cu un grad ridicat de profesionalism, în condiţii de eficienţă şi eficacitate a folosirii resurselor;
e) principiul echilibrului, potrivit căruia nicio persoană nu se poate prevala de prevederile prezentei legi pentru a diminua sancţiunea administrativă sau disciplinară pentru o faptă a sa mai gravă care nu are legătură cu raportarea;
f) principiul bunei-credinţe, potrivit căruia este ocrotită persoana care a avut motive întemeiate să creadă că informaţiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării şi că respectivele informaţii intrau în domeniul de aplicare al prezentei legi.

2. CADRUL LEGAL

Cadrul legal european:
• DIRECTIVA (UE) 2019/1937 A PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI A CONSILIULUI din 23 octombrie 2019 privind protecţia persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii

Cadrul legal national:
• Legea nr. 361/2022 privind protectia avertizorilor de interes public

3. DOMENIUL DE APLICARE

Prezenta procedura se aplică persoanelor care efectuează raportări şi care au obţinut informaţiile referitoare la încălcări ale legii, într-un context profesional. În categoria acestor persoane intră, cel puţin, următoarele:
a. lucrătorii;
b. persoanele care desfăşoară o activitate independentă, în înţelesul art. 49 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene;
c. acţionarii şi persoanele care fac parte din organul de administrare, de conducere sau de supraveghere al unei întreprinderi, inclusiv membrii neexecutivi ai consiliului de administraţie, precum şi voluntarii şi stagiarii remuneraţi sau neremuneraţi;
d. orice persoană care lucrează sub supravegherea şi conducerea persoanei fizice sau juridice cu care s-a încheiat contractul, a subcontractanţilor şi a furnizorilor acesteia.
Termenul de ,,încălcări ale legii” se refera la fapte care constau într-o acţiune sau inacţiune care constituie nerespectări ale dispoziţiilor legale, care privesc domenii cum ar fi:
• achiziţiile publice;
• serviciile, produsele şi pieţele financiare, precum şi prevenirea spălării banilor şi a finanţării terorismului;
• siguranţa şi conformitatea produselor;
• siguranţa transportului;
• protecţia mediului;
• protecţia radiologică şi siguranţa nucleară;
• siguranţa alimentelor şi a hranei pentru animale, sănătatea şi bunăstarea animalelor;
• sănătatea publică;
• protecţia consumatorilor;
• protecţia vieţii private şi a datelor cu caracter personal şi a securităţii reţelelor şi sistemelor informatice, prevăzutein Legea nr. 361/2022, încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene, astfel cum sunt menţionate la art. 325 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene şi cum sunt detaliate în măsurile relevante ale Uniunii Europene;
• încălcări referitoare la piaţa internă, menţionate la art. 26 alin. (2) din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene, inclusiv încălcări ale normelor Uniunii Europene în materie de concurenţă şi de ajutoare de stat, precum şi încălcări referitoare la piaţa internă în ceea ce priveşte actele care încalcă normele privind impozitarea societăţilor sau mecanismele al căror scop este obţinerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil în materie de impozitare a societăţilor, ce reprezintă abateri disciplinare, contravenţii sau infracţiuni, sau care contravin obiectului sau scopului legii;
Termenul de ,,informaţii referitoare la încălcări ale legii” se refera la informaţii, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potenţiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul persoanelor juridice de drept privat, în care lucrează sau a lucrat avertizorul în interes public sau cu care acesta este sau a fost în contact prin intermediul activităţii sale, precum şi informaţiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări.
Prezenta procedura se aplică şi persoanelor ale căror raporturi de muncă nu au început încă şi care efectuează raportări prin intermediul canalelor de raportare interne sau externe sau divulgă public informaţii privind încălcări ale legii obţinute în timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale sau în cazul în care raportul de muncă sau raportul de serviciu a încetat.
Prezenta procedura se aplică, de asemenea, persoanelor care raportează sau dezvăluie public informaţii privind încălcări ale legii în mod anonim.

4. CONTINUTUL RAPORTARILOR

Raportarea se face in scris, pe suport de hartie sau in format electronic, telefonic sau prin intalnire fata in fata.
Raportarea va contine cel putin urmatoarele:
• numele şi prenumele,
• datele de contact ale avertizorului în interes public,
• contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile,
• persoana vizată, dacă este cunoscută,
• descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul persoanei juridice de drept privat,
• probele în susţinerea raportării,
• data şi semnătura.
Prin excepţie, raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează şi se soluţionează în măsura în care conţine indicii referitoare la încălcări ale legii.

5. MODALITATI DE RAPORTARE

Exista doua modalitati de raportare:
1. Raportarea interna
2. Raportarea externa

Raportarea se face in principal prinintermediul canalelor interne de raportare existente.
Avertizorul are dreptul de a alege intre canalul intern si canalul extern, pe baza unor criterii precum:
-Existenta riscului de represalii
-Imposibilitatea remedierii incalcarii in mod eficace prin canalele interne

5.1. Raportarea interna

Raportarea interna se poate face in urmatoarele modalitati:
• in scris, pe suport de hartie, pe adresa societatii, Suceagu nr 1M, Comuna Baciu, Cluj
• in scris, in format electronic, pe adresa de mail contact@becker-sws.ro
• telefonic la nr. de telefon 0757600148
• prin intalnire fata in fata, in fiecare zi de marti in intevalul orar 7-15:30

In cazul raportarilor realizate telefonic, persoana desemnata din cadrul societatii are obligatia de a realiza o transcriere completa si exacta a conversatiei in cadrul unui proces-verbal. Avertizorul are dreptul de a verifica, de a rectifica si de a-si exprima acordul cu privire la procesul-verbal prin semnarea acestuia. In cazul in care avertizorul nu isi exprima consimtamantul pentru transcrierea conversatiei, acesta este indrumat sa raporteze in scris, pe suport de hartie, sau in format electronic, la o adresa de posta electronica dedicata.
Persoana desemnata va confirma primirea raportarii in termen de 7 zile calendaristice de la primirea acesteia, prin aceeasi modalitate de comunicare.
Persoana desemnata din cadrul societatii are obligatia de a primi, inregistra si de a efectua o analiza preliminara a tuturor raportarile primite.
Persoana desemnata are obligatia de a verifica realitatea informatiilor mentionate in raportare si de a intocmi un proces-verbal cu privire la modalitatea de analiza si solutionare a fiecarei raportari.
In activitatea sa, persoana desemanta are dreptul de a solicita informatii si de a se consulata cu orice alte persoane din structura societatii, acestea din urma avand obligatia de a acorda date exacte si punctuale cu privire la informatiile solicitate.
Persoana desemanta va inainta procesul-verbal catre conducerea societatii in cel mai scurt timp posibil, impreuna cu propunerea de solutionarea a acesteia.
Decizia cu privire sa solutionarea raportarii se emite in termen de 30 de zile calendaristice de la primirea procesului-verbal si se comunica avertizorului in termen de 7 zile calendaristice de la emiterea acesteia, prin modalitatea de comunicare solicitata de acesta.
Societatea are obligatia de a pastra evidenta raportarilor prin intermediul unui registru electrionic, cu respectarea cerintelor referitoare la confidentialitatea informatiilor.
Identitatea avertizorului, precum si orice alta informatie referitoare la raportare, pot fi divulgate umai in cazul in care exista o obligatie legala in acest sens, cu respectarea conditiilor si limitelor impuse de catre aceasta. In aceasta situatie avertizorul este informat anterior, in scris, cu privire la divulgarea identitatii si a motivelor divulgarii datelor confidentiale in cauza. Obligatia nu exista in situatia in care informarea ar periclita investigatiile sau procedurile judiciare.
Informatiile din cuprinsul raportarilor care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau divulgate in alte scopuri decat cele necesare solutionarii raportarii.
Obligatia de a pastra confidentialitatea nu exista in cazul in care avertizorul in interes public dezvaluie in mod intentionat identitatea sa in contextul unei divulgari publice.
Regulile referitoare la protectia identitati avertizorilor in interes public se aplica si persoanei vizate, precum si tertelor persoane la care se face referire in raportare.
Identitatea persoanei vizate este protejată cât timp sunt în desfăşurare acţiunile subsecvente raportării sau divulgării publice, cu excepţia cazului în care, ca urmare a soluţionării raportării sau divulgării, se constată că persoana vizată nu este vinovată de încălcările legii ce au făcut obiectul raportării sau divulgării.
Persoanele vizate au dreptul la apărare, inclusiv dreptul de a fi ascultate şi dreptul de acces la propriul dosar.

Termenul de pastrare al raportarilor este de 5 ani. Este obligatorie distrugerea raportarilor la implinirea perioadei de pastrare.

Raportarea se clasează atunci când:
a) nu conţine elementele obligatorii, altele decât datele de identificare a avertizorului în interes public, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită;
b) raportarea este transmisă anonim şi nu conţine suficiente informaţii referitoare la încălcări ale legii, care să permită analizarea şi soluţionarea raportării, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită.
În situaţia prevăzută la lit. a), soluţia de clasare se comunică avertizorului în interes public, cu indicarea temeiului legal.
În cazul în care o persoană face mai multe raportări cu acelaşi obiect, acestea se conexează, avertizorul în interes public urmând să primească o singură informare. Dacă după trimiterea acesteia se primeşte o nouă raportare cu acelaşi obiect, fără a prezenta informaţii suplimentare care să justifice o acţiune subsecventă diferită, aceasta se clasează.
Persoana desemnată poate decide încheierea procedurii dacă după examinarea raportării se constată că este o încălcare în mod clar minoră şi nu necesită acţiuni subsecvente suplimentare, altele decât închiderea procedurii. Această prevedere nu aduce atingere obligaţiei de a păstra confidenţialitatea, de a informa avertizorul în interes public şi nu aduce atingere nici altor obligaţii sau altor proceduri aplicabile de remediere a încălcării raportate.
Soluţia de clasare se comunică avertizorului în interes public, cu indicarea temeiului legal.

5.2. Raportarea externa

Canalele de raportare externa sunt reprezentate de:
a) autorităţile şi instituţiile publice care, potrivit dispoziţiilor legale speciale, primesc şi soluţionează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competenţă;
b) Agenţia Naţională de Integritate, denumită în continuare Agenţia;
c) alte autorităţi şi instituţii publice cărora Agenţia le transmite raportările spre competentă soluţionare;
Modul de raportare si continutul raportarii sunt identice cu cele prevazute la punctul anterior, 5.1. Raportarea interna.

6. DIVULGAREA PUBLICA

Divulgarea publică

Avertizorul în interes public care divulgă public informaţii privind încălcarea legii beneficiază de protecţie în cazul în care este îndeplinită una dintre următoarele condiţii:
a) a raportat mai întâi intern şi extern sau direct extern, potrivit cap. III şi IV, însă consideră că nu au fost dispuse măsuri corespunzătoare în termenul prevăzut la art. 17 alin. (6);
b) are motive întemeiate să considere că:
2). încălcarea poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public sau riscul unui prejudiciu care nu mai poate fi remediat; sau
3). în cazul raportării externe există un risc de represalii sau o probabilitate redusă ca încălcarea să fie remediată în mod eficace având în vedere circumstanţele specifice ale raportării.
Sesizarea privind încălcarea legii prin divulgare publică se poate adresa presei, organizaţiilor profesionale, sindicale sau patronale, organizaţiilor neguvernamentale, comisiilor parlamentare sau prin punerea la dispoziţie în orice mod în spaţiul public a informaţiilor referitoare la încălcări ale legii.

7. INTERDICTIA REPRESALIILOR
Este interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor în interes public, ameninţări cu represalii sau tentative de represalii, în special cele care privesc:
a. orice suspendare a contractului individual de muncă ori a raportului de serviciu;
b. concedierea sau eliberarea din funcţia publică;
c. modificarea contractului de muncă sau a raportului de serviciu;
d. reducerea salariului şi schimbarea programului de lucru;
e. retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă sau în funcţia publică şi dezvoltării profesionale, inclusiv prin evaluări negative ale performanţei profesionale individuale, inclusiv a funcţionarilor publici, sau prin recomandări negative pentru activitatea profesională desfăşurată;
f. aplicarea oricărei alte sancţiuni disciplinare;
g. constrângerea, intimidarea, hărţuirea;
h. discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
i. refuzul de a transforma un contract de muncă pe o perioadă determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, în cazul în care lucrătorul a avut aşteptări legitime că i s-ar oferi un post permanent;
j. refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe o perioadă determinată sau încetarea anticipată a unui astfel de contract;
k. cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputaţiei persoanei în cauză, în special pe platformele de comunicare socială, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunităţilor de afaceri şi a pierderii de venituri;
l. includerea pe o listă sau într-o bază de date negativă, pe baza unui acord sectorial sau la nivel de industrie, formal sau informal, care poate presupune că persoana în cauză nu îşi va găsi, în viitor, un loc de muncă în respectivul sector sau în respectiva industrie;
m. rezilierea unilaterală extrajudiciară a unui contract pentru bunuri sau servicii, fără a fi îndeplinite condiţiile în acest sens;
n. anularea unei licenţe sau a unui permis;
o. solicitarea de efectuare a unei evaluări psihiatrice sau medicale

Avertizorul în interes public poate contesta măsurile dispuse printr-o cerere adresată instanţei competente, în funcţie de natura litigiului, în a cărei circumscripţie teritorială acesta îşi are domiciliul.

8. CERCETAREA DISCIPLINARA

La solicitarea avertizorului în interes public cercetat disciplinar ca urmare a raportării interne, externe sau divulgării publice, comisiile de disciplină au obligaţia de a invita presa şi un reprezentant al sindicatului după caz.
Anunţul se face prin comunicat pe pagina de internet a societatii cu cel puţin 3 zile lucrătoare înaintea şedinţei, sub sancţiunea nulităţii raportului şi a sancţiunii disciplinare aplicate.

9. INTERZICEREA RENUNŢĂRII LA DREPTURI ŞI LA MĂSURI REPARATORII

Drepturile şi măsurile prevăzute de Lega nr. 361/2022 nu pot face obiectul unei renunţări sau limitări prin contract, formă sau condiţii de încadrare în muncă, inclusiv un acord de arbitraj prealabil unui litigiu.
Orice tranzacţie prin care se urmăreşte limitarea sau renunţarea la drepturile şi măsurile prevăzute de prezenta lege este nulă de drept.

Societatea Becker Solid Wood and Service SRL

Prin administrator
Giurgiu Marius Cornel